Время – самый важный ресурс, а управление временем – целая наука.
Ещё 65 лет назад до нашей эры философ Луций Сенека задался вопросом влияния на время, а именно делением его на полезно проведенное и зря потраченное. После него в XV веке итальянский ученый Л. Альберти сказал: «Сон, еду, развлечения можно отложить на потом, дела – никогда» и предложил составлять подробный список дел на день. И. Ньютон, А. Дюма, Ф. Энгельс, И. Кант, В. Ленин строили глобальные схемы управления личным временем, создавая методики управления своим графиком работы. Бенджамин Франклин придумал систему распределения времени, которую используют по сей день для повышения собственной продуктивности.
В современном мире предприниматели сталкиваются с множеством задач и вызовов, которые требуют не только умений и навыков, но и грамотного подхода к управлению временем. Сложности в планировании и организации рабочего процесса могут привести к потере продуктивности и, в конечном счете, к финансовым убыткам.
Газета «О финансах и не только» спросила Владислава Таушанкова, карьерного консультанта, тренера и наставника, о том, как же предпринимателям в режиме многозадачности оптимизировать свое время, которого может совсем не хватать.
— Какие методы и инструменты тайм-менеджмента можно использовать для оптимизации рабочего процесса?
— Я могу привести несколько методов, которые являются наиболее эффективными в тайм-менеджменте. Начнем со SMART-подхода к постановке целей: конкретность, измеримость, достижимость, актуальность, временные рамки. Немаловажную роль играет визуализация рабочего процесса. Это канбан-доски для отслеживания задач, ментальные карты для структурирования проектов и чек-листы для контроля выполнения рутинных операций. В-третьих, методы организации времени: составление расписаний с дедлайнами, ведение списка задач, разбивка крупных проектов на мелкие этапы, таймер для контроля времени.
— Расскажите, пожалуйста, о принципах эффективности.
— Их всего четыре, а именно: четкое установление приоритетов, правильное планирование с учетом временных ресурсов, регулярные перерывы для поддержания работоспособности и письменная фиксация целей и задач.
— На что стоит обратить внимание при анализе своего времени?
— На самом деле, самые важными моментами являются делегирование рутинных задач команде, исключение “пожирателей времени”, фокусировка на приоритетных задачах, баланс между работой и личной жизнью. Старайтесь делать ресурсные действия, уделять время увлечениям и особенно отдыху.
«Тайм-менеджмент – это не о том, чтобы работать больше, а о том, чтобы работать эффективнее за меньшее время. И время, которое высвобождается не для ещё одной работы, а для отдыха, себя любимого и своей семьи», — Владислав Таушанков.
— Как бороться с прокрастинацией и избегать потери времени на ненужные дела?
— Конечно, в первую очередь, вам нужно определить цели. Разделите цели на долгосрочные (5–10 лет), среднесрочные (год) и краткосрочные (месяц). Выделите 5–6 ключевых сфер жизни (карьера, бизнес, здоровье, семья) через колесо баланса. Составьте майндмэп для наглядного представления целей. Затем сортируйте задачи по важности. Используйте матрицу Эйзенхауэра (важное-срочное/важное-несрочное/неважное-срочное/неважное-несрочное). Применяйте правило 5 минут: если задача решается быстрее, делайте её сразу. Отсеивайте лишние задачи, не приносящие результата. Обязательно определите свои продуктивные часы и планируйте сложные задачи на это время. Распределяйте нагрузку равномерно по дням. Делайте регулярные перерывы для поддержания работоспособности. Разбивайте крупные задачи на мелкие подзадачи. Используйте технику “съесть лягушку” – делать самое неприятное дело первым. Заменяйте “я должен” на “я выбираю”. Визуализируйте результат. Награждайте себя за выполненные дела. Стоит делегировать задачи команде, не бойтесь передавать полномочия. Найдите человека, перед которым будете отчитываться о выполнении задач. Примите, что “хорошо” часто лучше, чем “идеально”. Учитесь завершать задачи, даже если они не идеальны.
«Самое главное! Планируйте время на отдых и восстановление с самого утра. Учитесь говорить “нет” навязанным со стороны планам других людей. Следуйте своим», — Владислав Таушанков.
— Как научиться делегировать задачи и контролировать выполнение задач подчинёнными?
— Соблюдаем базовые принципы делегирования. Делегируем все задачи, которые могут быть выполнены другими. Но, не делегируйте то, в чем вы особенно сильны.
Алгоритм делегирования может быть таким: составьте детальное ТЗ/бриф. Опишите результат. Предоставьте все необходимые материалы. После определите сроки выполнения. Обозначьте формат отчетности и обсудите карьерные перспективы.
Контролировать выполнение вы можете с помощью установленной системы отчетности. Определите ключевые показатели эффективности, проводите регулярные встречи для обсуждения прогресса. И обязательно будьте доступны для консультаций.
— Можете рассказать о частых ошибках при делегировании задач?
— Типичные ошибки при делегировании – это нечеткая постановка задачи, недостаточное информирование, излишний контроль и отсутствие поддержки команды.
Владислав Таушанков – входит в Топ-20 Карьерных консультантов в России по рейтингу HRtime и в Топ-10 по рейтингу Профи. ру и Яндекс. Услуги. 7 лет опыта в карьерном консалтинге. Создатель курса «Путь карьериста» и основатель методики «Осознанное построение карьеры» на русскоязычном пространстве.
Беседовала Карина Лунёва